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Aprende más sobre cómo acceder a Proyectos en Optii.
En esta lección, aprenderás sobre Optii Proyectos, una poderosa herramienta diseñada para optimizar el mantenimiento preventivo y otros proyectos esenciales dentro de las operaciones hoteleras.
Optii Proyectos se centra en iniciativas relacionadas con todos los aspectos de la gestión hotelera, desde el servicio de limpieza y el mantenimiento hasta las operaciones de recepción, y todo lo demás.
Cualquier tarea o trabajo que requiera un proyecto estructurado para garantizar el cumplimiento y la finalización exitosa se puede gestionar a través de Optii Projects. Esto incluye, pero no se limita a:
- Servicio de limpieza: Proyectos de limpieza profunda, renovaciones de habitaciones, inventario y gestión de ropa de cama.
- Mantenimiento: Programas de mantenimiento preventivo para equipos (HVAC, plomería, etc.), reparaciones y mejoras.
- Recepción: Actualizaciones del sistema, iniciativas de servicio al huésped y mejoras de procesos.
- Ventas y marketing: Implementación de nuevas campañas de marketing, gestión de eventos y seguimiento de la generación de leads.
- Alimentos y bebidas: Actualizaciones de menú, mantenimiento de equipos de cocina e inspecciones de sanidad.
- Administración: Actualizaciones de políticas, capacitación del personal e iniciativas de cumplimiento.
Esta sesión se centra en acceder a la pestaña "Proyecto", donde aprenderás a monitorear, revisar, editar y asignar proyectos de manera eficiente.
Es una exploración sencilla para ayudarte a utilizar esta herramienta de manera efectiva. Si bien esta lección cubre los conceptos básicos del uso de Optii Proyectos, entendemos que las operaciones hoteleras son complejas y requieren una amplia gama de recursos.
Por lo tanto, también proporcionaremos enlaces a recursos adicionales, como listas de verificación, elementos de trabajo y mejores prácticas, para apoyarte en otras áreas clave de la gestión hotelera.
¿Para quién es esto?
- Gerentes Generales
- Jefes de Departamento según lo requiera la empresa o el establecimiento.
- Campeón de Optii en el Hotel
💡 Consejo: Siéntete libre de compartir este valioso recurso con tus colegas para explorar Optii.
Paso 1: Accede a los Proyectos
- Inicia sesión en Optii desde tu escritorio o dispositivo móvil.
- Una vez dentro, busca y selecciona la pestaña "Proyectos".
Paso 2: El Dashboard de tus Proyectos
- Aquí verás el panel de control de tus proyectos.
- Tendrás filtros para acceder a distintos departamentos.
- Podrás ver el porcentaje de completado de los proyectos, el nombre del proyecto, la frecuencia con la que se repite (diario, semanal, mensual, trimestral, anual), el ciclo actual y el siguiente ciclo.
- Cada renglón se puede ordenar de forma ascendente y descendente.
- Dentro de cada línea de proyecto, puedes editar y cancelar proyectos.
- Importante: Si un proyecto ya está iniciado, no podrás eliminarlo.
Paso 3: Agregar Proyecto
- Haz clic en "Agregar Proyecto".
- Serás redirigido a una nueva pantalla para agregar los detalles del proyecto:
- Nombre del proyecto: Asigna un nombre claro y descriptivo.
- Inicio del proyecto: Selecciona la fecha de inicio.
- Frecuencia: Elige la frecuencia con la que se repetirá el proyecto (diario, semanal, mensual, trimestral, anual).
- Descripción (opcional): Agrega una descripción para proporcionar más contexto.
- Fecha de terminación (opcional): Indica la fecha límite del proyecto.
Detalles del Trabajo
- Acción: Selecciona la acción a realizar: "No Action", "Clean", "Deliver", "Remove", "Repair", "Replace", "Inspect", "Install", "Perform", "Test".
- Tipo de Activo (Asset Type) o Artículo de Trabajo (Job Item): Elige el tipo de activo o artículo de trabajo correspondiente.
- Ubicaciones: Optii mostrará las ubicaciones de estos activos o artículos de trabajo. Por defecto, estarán todas seleccionadas, pero puedes deseleccionar las que no necesites.
- Fecha de inicio de asignación de trabajos: Indica la fecha en que deseas que comience a asignar los trabajos.
- Due by time: Establece la hora límite para completar los trabajos.
- Prioridad: Selecciona el tipo de prioridad (alta, media, baja).
- Notas de Trabajo (opcional): Agrega notas o instrucciones adicionales.
- Archivos adjuntos (opcional): Puedes adjuntar archivos relevantes.
Asignación
- Departamento: Selecciona el departamento al que deseas asignar el proyecto.
- Rol: Elige el rol del miembro del equipo responsable.
- Auto-asignación: Puedes utilizar la función de auto-asignación de Optii. Simplemente haz clic en la casilla y elige si deseas utilizar la auto-asignación a través de "Schedule" o "Turnos de Trabajo". (Para aprender sobre los "Turnos de Trabajo" en Optii, haz clic aquí).
- Asignación manual: Si lo prefieres, puedes seleccionar a un miembro específico de tu equipo.
Actividades o Tareas (opcional)
- Puedes agregar una lista de actividades o tareas asociadas con ese proyecto.
Guardar
- Para finalizar y guardar los cambios, selecciona "Agregar".
¡Listo! Has creado un nuevo proyecto en Optii Proyectos. Recuerda que esta guía te proporciona los pasos básicos, pero Optii ofrece muchas más funciones y opciones de personalización para adaptarse a las necesidades específicas de tu hotel.
Si tienes alguna pregunta o necesitas más ayuda, no dudes en contactar al equipo de soporte de Optii o consultar los recursos adicionales disponibles en su centro de aprendizaje.
¿Eres Jefe de Departamento o Campeón de Optii en tu Hotel? Haz clic aquí para continuar con las siguientes lecciones 👇
Enlaces a las Lecciones:
- Lección #4: Gestión de Proyectos en Optii
- Lección #5: Descripción General del Tablero de Trabajos de Optii
- Lección #6: Funcionalidad de Optii en un Dispositivo Móvil
- Lección #7: Descripción General de los Informes de Optii
Ayuda adicional para el inicio de sesión:
Si no puedes iniciar sesión después de seguir los pasos anteriores, envía tu información al equipo de soporte al cliente de Optii a través del formulario en nuestro centro de aprendizaje o envíanos un correo electrónico a help@optiisolutions.com