Lección #7: Cómo añadir un Trabajo desde la Applicacion Servicio

¡Hola, usuario de Optii!

¡Bienvenido! En esta lección, nos sumergiremos en cómo la creación de tareas en Optii es a la vez rápida e increíblemente flexible. Esta funcionalidad te da un control total sobre tus operaciones, mientras te aseguras de que tu equipo sepa exactamente qué debe hacerse.

Aprenderás que el ícono de "Añadir tarea" siempre está convenientemente ubicado en la esquina superior derecha de tu pantalla, sin importar en qué módulo de Optii te encuentres. ¡Te mostraremos lo simple que es hacer clic en él cada vez que necesites crear una nueva tarea!

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Lección escrita

Añadir o crear tareas en Optii

Optii hace que la creación de nuevas tareas sea increíblemente rápida y flexible, dándote un control total sobre las operaciones de tu hotel, mientras te aseguras de que tu equipo sepa siempre exactamente qué debe hacerse.

Cómo crear una tarea:

1. Haz clic en "Añadir tarea": Encontrarás el ícono de "Añadir tarea" siempre en la esquina superior derecha de tu pantalla, sin importar qué módulo de Optii estés usando. Simplemente haz clic en él cada vez que necesites crear una nueva tarea.

2. Elige el tipo de tarea: Después de hacer clic en "Añadir tarea", primero seleccionarás si se trata de:

   • Solicitud de huésped: Para cualquier cosa relacionada con las necesidades de un huésped.

   • Tarea interna: Para tareas operativas como mantenimiento, limpieza o inspecciones.

   • Limpieza: Solo disponible para gerentes de limpieza o gerentes de hotel de alto nivel.

3. Introduce los detalles de la tarea: Ahora, completarás los detalles específicos:

   • Acciones: Elige la mejor palabra de acción para la tarea (p. ej., Limpiar, Reparar, Entregar, Inspeccionar).

   • Estado: Establece cuán urgente es la tarea, de Baja a Máxima. Esto ayuda a tu equipo a priorizar. Por defecto, las solicitudes de huésped se guardarán automáticamente como Alta, y las tareas internas se guardarán como Media. También puedes cambiar cualquiera de estos estados a Máxima o Baja si lo necesitas.

   • Elemento y ubicación de la tarea: Selecciona qué se necesita hacer y dónde. Puedes añadir múltiples elementos si es necesario.

     • Elemento de tarea

     • Ubicación de la tarea

   • Fecha y hora: Establece una fecha y hora de inicio y una fecha y hora de vencimiento. Esto te ayuda a gestionar las tareas de manera mejor y más rápida. ¡Optii incluso sugiere horarios basándose en tareas similares completadas anteriormente!

   • Tareas repetitivas: Para tareas regulares, puedes configurar que la tarea se repita automáticamente a diario, semanalmente, mensualmente o anualmente. Esto simplifica la gestión del trabajo recurrente.

4. Asigna la tarea:

   • Si tu "Elemento de tarea" ya ha sido configurado para ser asignado a un departamento y rol específico, Optii mostrará esta información automáticamente.

   • Sin embargo, si es una nueva configuración, simplemente seleccionarás el departamento y el rol tú mismo. La gran ventaja es que Optii guardará automáticamente esta selección para ese elemento de tarea específico, así que la próxima vez que crees una tarea similar, se completará automáticamente para ti, ahorrándote tiempo y asegurando la coherencia.

   • Opcionalmente, también puedes asignar un rol y un miembro del equipo específicos. Estas asignaciones son claramente visibles en la tarjeta de la tarea, para que todos sepan quién es el responsable.

   • 💡 Y aquí hay una nota importante: si has elegido usar la función de auto-asignación de Optii, el sistema asignará la tarea automáticamente basándose en el miembro del equipo que esté de turno para ese rol y departamento específicos. Para saber más sobre cómo configurar tu horario para la auto-asignación, por favor haz clic aquí.

5. Añade más información (complementos): Puedes mejorar la tarea con:

   • Listas de verificación: Para una guía paso a paso.

   • Notas: Para añadir instrucciones adicionales.

   • Archivos adjuntos: Sube fotos, archivos o incluso procedimientos operativos estándar (POE).

   • Etiquetas: Para categorizar las tareas y facilitar la búsqueda (p. ej., "Objetos perdidos", "Queja de huésped").

6. Haz clic en "Guardar": Una vez que todos los detalles estén completos, simplemente haz clic en "Guardar". ¡Tu tarea ya está creada y lista para que tu equipo actúe!

🗨️ ¡Fantástico! Has completado con éxito tu séptima lección de Optii y ahora puedes añadir con confianza una tarea en Optii. ¡Ya estás listo para empezar a usar Optii Servicio y Chat y pasar a tu próxima lección!