Preguntas frecuentes (FAQ) de inicio

Esta sección de preguntas frecuentes (FAQ) aborda dudas comunes sobre su software Optii Housekeeping, cubriendo las Tarjetas de Tareas (Job Cards), la Vista de Timeline, la Vista de Habitaciones (Rooms View) y la integración entre su sistema de gestión hotelera (PMS) y Optii. Comprender estos comportamientos le ayudará a gestionar eficientemente la disponibilidad de las habitaciones y a optimizar su flujo de trabajo diario.

Tarjetas de tareas (Job Cards) de Housekeeping

[Para aprender más sobre tareas, colores, símbolos y estados, haga clic aquí]

Salidas (Departures)

• P: ¿Qué es una habitación de salida? R: Es una habitación donde el huésped ya hizo el check-out o se espera que lo haga pronto. Estas habitaciones deben limpiarse y prepararse para el próximo huésped.
• P: ¿Cómo identifica Optii las habitaciones de salida? R: Normalmente las marca con un nombre de tarea específico (ej. "Due Out" o "Departure") y el color naranja.
• P: ¿Cuándo debe actualizarse el estado en Optii tras la limpieza? R: Inmediatamente después de terminar, presionando "Complete" en su Job Card. El sistema asignará automáticamente la inspección a un supervisor para confirmar si la habitación está "Lista para ocupación". El estado cambiará de Vacant Dirty (Vacante Sucia) a Vacant Clean (Vacante Limpia).
• P: ¿Qué debe hacer el personal cuando ve una salida en Optii? R: Debe priorizarlas. Se recomienda seguir el orden de prioridad: primero las habitaciones urgentes (Rush) y luego las de llegadas próximas.
• P: ¿Puedo personalizar y vincular una lista de verificación (checklist) al servicio de salida? R: Sí. Optii permite crear listas personalizadas según los estándares de su hotel y vincularlas al tipo de habitación para asegurar que se sigan los procedimientos correctos.

Estancias (Stayovers)

• P: ¿Qué es una habitación de estancia? R: Es una habitación donde el huésped se queda más de una noche. Requieren servicio diario aunque el huésped no se haya ido.
• P: ¿Cómo identifica Optii las estancias? R: Se marcan generalmente con el nombre "Stayover" y el color verde.
• P: ¿Cuándo debe actualizarse el estado tras la limpieza? R: Al presionar "Complete" en la Job Card inmediatamente. El estado cambiará de Occupied Dirty (Ocupada Sucia) a Occupied Clean u Occupied Inspected.
• P: ¿Qué pasa si el huésped tiene el cartel de "No molestar" (DND)? R: El personal debe respetar la señal y no entrar. Debe activar el estado de excepción de limpieza DND en Optii de inmediato.
• P: ¿Y si tiene el cartel de "No requiere servicio" (NSR)? R: Igual que con el DND, no se debe entrar y se debe activar el estado NSR en Optii.

Coberturas (Turndowns)

• P: ¿Qué es el servicio de cobertura (Turndown)? R: Es un servicio nocturno para preparar la habitación para dormir (abrir la cama, refrescar toallas, etc.).
• P: ¿Cómo sabe el personal qué habitaciones lo requieren? R: Optii las marca con el nombre "Turndown" y el color púrpura.
• P: ¿Cuándo se marca como completado? R: Al presionar "Complete" en la Job Card inmediatamente tras el servicio.

Inspecciones y Correcciones

• P: ¿Quién realiza las inspecciones? R: Supervisores, inspectores o personal designado.
• P: ¿Cómo se identifican en Optii? R: Con el nombre "Inspection" y el color azul.
• P: ¿Qué pasa si el inspector encuentra fallas? R: Puede crear una tarea de "Correction" (Corrección). Esta tarea se asigna de nuevo a la camarera de pisos. En Optii aparecerá con el color cian oscuro.

Retoques (Touch ups) y Revisiones (Checks)

• P: ¿Qué es un retoque (Touch up)? R: Una tarea rápida para corregir detalles menores antes de que la habitación se marque como lista. En Optii aparecen en color azul.
• P: ¿Qué es una revisión (Check)? R: Un paso final de control de calidad, generalmente realizado después de una corrección o un cambio de estado en el PMS (ej. "Pick Up").

Estados de Excepción de Limpieza

[Para más detalles sobre acciones y símbolos de limpieza, haga clic aquí]

Estados DND (No Molestar)

• P: ¿Qué sucede con la tarea de limpieza cuando se activa el DND? R: La tarea permanece en la lista "My Assigned Jobs", pero se mueve al final de la cola de espera. Indica que no se debe dar servicio hasta que se desactive el DND.
• P: ¿Siguen siendo visibles en el Timeline? R: Sí, para que todo el equipo sepa por qué no se ha limpiado aún y puedan planificar su trabajo.

Estados NSR (No requiere servicio)

• P: ¿Qué sucede con la tarea cuando se aplica NSR? R: Las tareas de limpieza programadas suelen eliminarse de la cola de asignación para evitar trabajo innecesario.

Doble Bloqueo (Double Lock)

• P: ¿Qué significa? R: Indica que la puerta tiene el cerrojo interno puesto. Optii muestra un icono de doble candado. El personal NO debe entrar a menos que sea una emergencia.

Escenario: Habitación asignada como "Sucia" pero encontrada "Limpia"

• P: ¿Qué debo hacer si encuentro una habitación limpia que aparecía como sucia? R: No asuma que está lista.
  1. Verifique: Revise baño y estándares de la marca.
  2. Actualice Optii: Cambie el estado de "Dirty" a "Clean" o "Sleep Out No Show".
  3. Comunique: Informe a su supervisor mediante una nota o el chat de Optii para investigar por qué el estado estaba incorrecto.

Vistas de la plataforma

Vista de Timeline (Cronograma)

• P: ¿Cada cuánto se actualiza? R: Se actualiza en tiempo real. No es necesario refrescar la página manualmente.

Vista de Habitaciones (Rooms View)

• P: ¿Se actualiza automáticamente? R: No. Esta vista requiere una actualización manual (hacer clic en acciones dentro de la habitación) para ver los cambios de estado.

Integración PMS y Optii

• P: Si el estado cambia en Optii, ¿se refleja en el PMS? R: Sí, la integración está diseñada para sincronizar ambos sistemas.
• P: ¿Y si el cambio se hace en el PMS? R: También se reflejará en Optii (ocupación, estados, etc.).
• P: ¿Qué hago si la información es inconsistente? R: Si los datos no coinciden entre Optii y su PMS, contacte de inmediato al equipo de soporte.

¿Necesita ayuda? Contacte a su gerente directo o al equipo de soporte de Optii en help@optiisolutions.com.