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      Lección #8 Reporte de Historial de Limpieza

      Esta lección explica el Informe de Historial de Limpieza, una herramienta valiosa para gestionar y analizar las actividades de limpieza.

      ¡Hola, usuarios de Optii!

      ¡Bienvenidos a esta lección a fondo sobre el Informe de Historial de Limpieza – su herramienta invaluable para comprender y elevar verdaderamente sus operaciones de limpieza! Sabemos que tomar decisiones basadas en datos es clave para la eficiencia y la excelencia, y este informe proporciona toda la información que necesitan para gestionar y analizar las actividades de su equipo con precisión.

      Al final de esta lección, podrán desbloquear todo el potencial de este informe, obteniendo una imagen clara de las actividades de limpieza e inspección, el rendimiento de los miembros del equipo y los estados de excepción de limpieza. ¡Prepárense para transformar sus datos en estrategias accionables!

       

       

      🎥 ¡Haz clic abajo para ver este video tutorial!

       

      Lección Escrita

       

      El Informe de Historial de Limpieza: Su Clave para Operaciones Basadas en Datos

      Esta lección explica el Informe de Historial de Limpieza, una potente herramienta para gestionar y analizar todas sus actividades de limpieza. Es su recurso de referencia para una visión completa de las tareas de limpieza e inspección, el rendimiento del equipo y cualquier excepción en el estado de las habitaciones dentro de un marco de tiempo elegido. ¡Al usar sus filtros inteligentes, puede detectar tendencias fácilmente y mejorar aún más sus operaciones!

      Al comprender cada parte de este informe, obtendrá información valiosa, encontrará áreas para mejorar y hará el mejor uso de sus recursos. Este informe es verdaderamente esencial para una gestión de limpieza de primer nivel.

      ¿Para quién es esta lección?

      • Gerente General o Gerentes de Hotel

      • Director o Gerentes de Limpieza

      • Asistente de Gerente de Limpieza o Supervisores Senior

      • Optii Hotel Champion

       

      Detalles de la Lección:

      • Formato: Video Tutorial

        • Duración: 6 minutos

      • Formato: Lección Escrita

        • Tiempo de lectura estimado: 15 a 20 minutos

       

      ¿Qué aprenderá?

      • Comprender el Propósito: Entender por qué el Informe de Historial de Limpieza es esencial para gestionar y analizar las actividades de limpieza.

      • Utilizar Filtros Potentes: Dominar cómo usar varios filtros (Fecha de Adición/Finalización, Rol, Asignado A, Añadido Por, Acción de Limpieza, Estado del Trabajo, Ubicaciones, Tipo de Habitación) para identificar datos y tendencias específicos. Aprender cómo estos filtros permiten el análisis de tendencias, la evaluación del rendimiento, la asignación de recursos y la identificación de problemas.

      • Interpretar Estadísticas Resumen: Comprender la visión general de alto nivel de la actividad de limpieza, incluyendo recuentos para varios tipos de trabajos, créditos, duraciones promedio programadas/reales, varianza y costo promedio por trabajo. Descubrir cómo estas estadísticas ayudan con el monitoreo de la eficiencia, el control de costos, la medición de la productividad y el establecimiento de objetivos.

      • Analizar el Gráfico de Rendimiento: Aprender a interpretar la representación visual de Trabajos Completados, Duración Real Promedio y Duración Programada Promedio a lo largo del tiempo. Ver cómo este gráfico ayuda a la identificación de tendencias, el seguimiento del rendimiento y la comunicación del rendimiento.

      • Examinar los Detalles del Estado de Excepción de Limpieza: Comprender por qué las habitaciones podrían no haber sido limpiadas o atendidas, incluyendo los estados DND, NSR, Doble Cerradura Activa y Salida sin Aviso/No Presentado. Aprender cómo usar estos datos para la satisfacción del huésped, la eficiencia operativa y el mantenimiento preventivo.

      • Explorar la Tabla de Estado de Excepción de Limpieza: Profundizar en los registros detallados de las excepciones de limpieza, incluyendo la ubicación, fecha, tipo de habitación, estado, quién la añadió/finalizó y los horarios. Comprender cómo esta tabla apoya el análisis de la causa raíz, la mejora de procesos y la mejora de la comunicación.

      • Navegar por la Tabla de Trabajos de Limpieza: Aprender a interpretar la tabla completa con información detallada sobre cada trabajo de limpieza, incluyendo métricas de rendimiento como la Duración de la Pausa, el Número de Pausas y el Tiempo de Viaje Real. Ver cómo esta tabla apoya el análisis del rendimiento, la identificación de necesidades de capacitación, la optimización de recursos y la mejora continua.

      Al final de esta lección, estarán completamente equipados para utilizar el Informe de Historial de Limpieza de forma estratégica, ¡convirtiendo los datos en información potente para una operación de limpieza más eficaz y rentable!

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      Lección Escrita

      El Informe de Historial de Limpieza: Su Clave para Operaciones Basadas en Datos

      Esta lección explica el Informe de Historial de Limpieza, una potente herramienta para gestionar y analizar todas sus actividades de limpieza. Es su recurso de referencia para una visión completa de las tareas de limpieza e inspección, el rendimiento del equipo y cualquier excepción en el estado de las habitaciones dentro de un marco de tiempo elegido. ¡Al usar sus filtros inteligentes, puede detectar tendencias fácilmente y mejorar aún más sus operaciones!

      Al comprender cada parte de este informe, obtendrá información valiosa, encontrará áreas para mejorar y hará el mejor uso de sus recursos. Este informe es verdaderamente esencial para una gestión de limpieza de primer nivel.

      El informe se divide en varias secciones clave:

      1. Filtros: Su Navegador de Datos

      El informe comienza con un sólido conjunto de filtros. Estos le permiten reducir los datos exactamente a lo que necesita enfocarse.

      • Fecha de Adición: Examine los datos por día, semana, mes, trimestre o año. Le ayuda a ver tendencias a lo largo del tiempo.

      • Fecha de Finalización: Similar a "Fecha de Adición", pero se centra en los trabajos terminados dentro de un tiempo específico. Realiza un seguimiento del trabajo completado en un período determinado.

      • Rol: Filtre por quién realizó el trabajo (por ejemplo, camarista, inspector, supervisor). Le ayuda a verificar el rendimiento de individuos y equipos.

      • Asignado a: Filtre por miembros específicos del equipo. Realiza un seguimiento de lo que contribuye cada persona.

      • Añadido por: Filtre por quién asignó el trabajo de limpieza. Ayuda a rastrear los orígenes de las tareas.

      • Acción de Limpieza: Filtre por el tipo de limpieza o inspección (por ejemplo, limpieza de salida, limpieza de estancia, servicio de descubierta). Permite comprender las cargas de tareas específicas.

      • Estado del Trabajo: Filtre por el estado actual del trabajo (por ejemplo, completado, pendiente, en curso). Ofrece una imagen clara del estado del flujo de trabajo.

      • Ubicaciones: Filtre por áreas o zonas específicas de su propiedad. Analiza la eficiencia en diferentes secciones.

      • Tipo de Habitación: Filtre por categoría de habitación (por ejemplo, individual, doble, suite). Ayuda a analizar la eficiencia de la limpieza para diferentes tipos de habitación.

      💡 Los filtros no son solo para encontrar información; son para una focalización estratégica. Así es como los gerentes pueden usarlos:

      • Análisis de Tendencias: Use "Fecha de Adición/Finalización" para encontrar tendencias estacionales en las necesidades de limpieza. ¿Necesita más personal durante la temporada alta? ¿Ciertos días de la semana son más concurridos?

      • Evaluación del Rendimiento: Use "Rol" y "Asignado a" para encontrar a sus mejores empleados y a aquellos que podrían necesitar más capacitación. ¿Ciertos equipos o individuos son más eficientes?

      • Asignación de Recursos: Use "Ubicaciones" y "Tipo de Habitación" para optimizar el personal. ¿Ciertas áreas o tipos de habitación tardan más en limpiarse? ¿Puede ajustar los horarios para que coincidan?

      • Identificación de Problemas: ¡Combine filtros! Por ejemplo, "Tipo de Habitación" + "Estado del Trabajo" + "Fecha de Finalización" puede mostrar si un tipo de habitación específico a menudo tiene trabajos incompletos, lo que señala un posible problema en su proceso.

      2. Estadísticas Resumen: Su Panel de Indicadores Clave de Rendimiento (KPI)

      Esta sección le ofrece una visión general rápida y de alto nivel de toda la actividad de limpieza. Incluye recuentos para varios tipos de trabajos y métricas de rendimiento cruciales:

      • Salidas Limpiadas: Cuántas limpiezas de salida se terminaron.

      • Estancias Limpiadas: Cuántas limpiezas de estancia se terminaron.

      • Inspecciones Completadas: Cuántas inspecciones de salida se terminaron.

      • Servicios de Descubierta Completados: Cuántos servicios de descubierta se terminaron.

      • Correcciones Completadas: Cuántos trabajos de corrección se terminaron.

      • Retoques Completados: Cuántos trabajos de retoque se terminaron.

      • Créditos por cada tipo de trabajo completado: El total de 'puntos' obtenidos por las tareas completadas.

      • Duración Programada Promedio (tiempo objetivo o presupuestado): El tiempo planificado promedio para cada tipo de trabajo.

      • Duración Real Promedio (tiempo que tardaron en completarse los trabajos): El promedio de cuánto tiempo realmente tardaron los trabajos (desde el Inicio hasta la Finalización).

      • Varianza entre la Duración Programada y la Real: La diferencia entre el tiempo planificado y el real (una gran diferencia podría significar que algo salió mal o necesita revisión).

      • Costo Promedio por Trabajo: El costo promedio para cada tipo de trabajo de limpieza.

      💡 Esta sección no es solo un resumen; es su panel de KPI.

      • Monitoreo de la Eficiencia: Rastree la "Duración Real Promedio" y la "Varianza" para encontrar cuellos de botella. ¿Están aumentando los tiempos de limpieza? ¿Dónde están las mayores diferencias entre los tiempos planificados y los reales?

      • Control de Costos: Vigile el "Costo Promedio por Trabajo" para encontrar formas de reducir gastos. ¿Ciertos tipos de trabajo son más caros? ¿Puede hacer que los procesos sean más fluidos o usar suministros más baratos?

      • Medición de la Productividad: Use los recuentos de cada tipo de trabajo para ver la productividad general de su equipo. ¿Está cumpliendo con sus objetivos de limpieza?

      • Establecimiento de Objetivos: Use estas estadísticas para establecer metas realistas para su equipo. ¿Puede reducir los tiempos de limpieza en un 5%? ¿Puede disminuir el costo promedio por trabajo?

      3. Gráfico de Rendimiento: Visualizando su Progreso

      Este gráfico muestra visualmente los Trabajos Completados, la Duración Real Promedio y la Duración Programada Promedio durante el período de tiempo elegido. Le ofrece una visión rápida de cómo está evolucionando su rendimiento y eficiencia.

      💡 Con este gráfico, los gerentes tienen una herramienta visual para la gestión del rendimiento.

      • Detección de Tendencias: Vea rápidamente las tendencias en los trabajos completados y los tiempos de limpieza. ¿Está mejorando constantemente, o hay altibajos?

      • Seguimiento del Rendimiento: Use el gráfico para seguir el progreso hacia sus objetivos. ¿Su equipo está alcanzando los objetivos que ha establecido?

      • Comunicación del Rendimiento: Use el gráfico para compartir los resultados con su equipo. ¡Los elementos visuales suelen ser más impactantes que solo los números!

      4. Detalles del Estado de Excepción de Limpieza: Entender por qué las Habitaciones no se Limpian

      💡 Consejo: Puede alternar entre "Todo" (para todos los Estados de Excepción reportados) e "Incompleto" (para aquellos que aún están pendientes).

      Esta sección le ofrece detalles sobre por qué las habitaciones podrían no haber sido limpiadas o atendidas. Esto incluye estados como:

      • No Molestar (DND)

      • No se Requiere Servicio (NSR)

      • Doble Cerradura Activa (DLA)

      • Salida sin Aviso/No Presentado

      💡 Con estas ideas, los gerentes pueden:

      • Mejorar la Satisfacción del Huésped: Rastree los DND y NSR. ¿Los huéspedes a menudo solicitan no recibir servicio? ¿Hay un problema de comunicación?

      • Aumentar la Eficiencia Operativa: Analice "Doble Cerradura Activa" y "Salida sin Aviso/No Presentado" para encontrar posibles problemas con la disponibilidad de la habitación o la comunicación con la recepción.

      • Habilitar el Mantenimiento Preventivo: Use estas excepciones para detectar habitaciones que podrían necesitar mantenimiento. ¿Un huésped ha rechazado el servicio de limpieza durante mucho tiempo?

      6. Tabla de Trabajos de Limpieza: El Desglose Completo

      Esta tabla completa contiene información detallada sobre cada trabajo de limpieza. Los gerentes pueden usarla para:

      • Analizar el Rendimiento: Revise los detalles de cada trabajo para encontrar áreas de mejora. ¿Ciertos tipos de habitaciones tardan más en limpiarse? ¿Ciertas tareas están causando retrasos?

      • Identificar Necesidades de Capacitación: Detecte oportunidades de capacitación basándose en datos de rendimiento reales. ¿Ciertos miembros del equipo tienen dificultades con tareas específicas?

      • Optimizar la Asignación de Recursos: Utilice los datos sobre "Duración de Pausa", "Número de Pausas" y "Tiempo de Viaje Real" para mejorar el flujo de trabajo. ¿Puede reducir el tiempo de viaje entre habitaciones? ¿Puede minimizar las interrupciones durante la limpieza?

      • Impulsar la Mejora Continua: Utilice la sección "Notas" para capturar comentarios y encontrar formas de mejorar constantemente.

      La tabla incluye:

      • Fecha de Adición: Cuando se asignó el trabajo.

      • Ubicación: Dónde se completó el trabajo (qué habitación).

      • Asignado a: A qué miembro del equipo se le asignó.

      • Día de la Semana: Qué día fue.

      • Tipo de Habitación: Qué tipo de habitación era.

      • Acción: Qué tipo de trabajo de limpieza se realizó.

      • Añadido por: Quién asignó el trabajo.

      • Estado del Trabajo: El estado actual (Hecho, No Iniciado, En Curso, En Espera, Cancelado, Eliminado).

      • Créditos: El crédito asignado para el trabajo.

      • Duración Programada: El tiempo planificado u objetivo para el trabajo.

      • Duración Real: Cuánto tiempo realmente tardó el trabajo.

      • Varianza: La diferencia entre el tiempo planificado y el real.

      • Costo: Cuánto costó el trabajo.

      • Fecha de Inicio: Cuándo comenzó el trabajo.

      • Hora de Inicio: A qué hora comenzó el trabajo.

      • Fecha de Finalización: Cuándo terminó el trabajo.

      • Hora de Finalización: A qué hora terminó el trabajo.

      • Duración de Pausa: Cuánto tiempo estuvo el trabajo en pausa o 'En Espera'.

      • Número de Pausas: Cuántas veces se pausó.

      • Tiempo de Viaje Real: Tiempo dedicado a viajar a la habitación.

      • Notas: Cualquier instrucción o comentario especial.

      Al utilizar el Informe de Historial de Limpieza estratégicamente, los gerentes pueden ir más allá de simplemente reaccionar a los problemas. En su lugar, pueden mejorar proactivamente la eficiencia, controlar los costos y mejorar la satisfacción del huésped. ¡Todo se trata de convertir los datos en información útil para una operación de limpieza más efectiva y rentable!

       

      🚀 ¡Felicidades por completar esta lección! Has dado otro paso en tu camino de aprendizaje. Esperamos que el material te haya resultado atractivo e informativo. ¡Sigue con el buen trabajo y esperamos verte en la próxima lección!

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